Online Seminar: Tafel Jugend arbeitet agil

„Wir brauchen einen starren, festen Rahmen, um flexibel und agil arbeiten zu können!“ fasst Leonie Joy Ingelfinger nach anderthalb Stunden ihr Online-Seminar zum Thema „agile Methoden“ zusammen. Klingt wie ein Widerspruch, ergibt nach diesen anderthalb Stunden aber totalen Sinn.

Leonie Joy Ingelfinger ist Junior Managerin B2B Digital Commerce bei Coca-Cola European Partners und teilte ihre Erfahrungen zum agilen Projektmanagement als Corporate Volunteer mit der Tafel Jugend. Mit einem Corporate-Volunteering-Programm ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich für einen gemeinnützigen Zweck zu engagieren. Wir freuen uns, dass unsere jungen Tafel-Aktiven davon profitieren konnten!

„Beim agilen Arbeiten sind direkter Austausch wichtiger als Formalitäten und konkrete Arbeitsergebnisse wichtiger als hübsche PowerPoint-Präsentationen. Auf Veränderungen zu reagieren ist wichtiger als einen Plan Schritt für Schritt zu befolgen“, erklärt Leonie Joy Ingelfinger. Die Basis für diese Arbeitsweise ist das agile Manifest, das ursprünglich für die Softwareentwicklung aufgestellt wurde. Nach den vier Werten und zwölf Prinzipien des Manifests lassen sich jedoch auch viele andere Projekte umsetzen.

Kreativitätstest: Think outside the box

Die Leitsätze des agilen Manifests bilden einen festen Rahmen, der jedoch kreativ gefüllt werden will. Um den Teilnehmenden zu verdeutlichen, wie wichtig innovatives Denken ist, hat Leonie Joy Ingelfinger das Neun-Punkte-Problem mitgebracht. Wenn du die Übung noch nicht kennst, probiere sie gerne einmal aus: Verbinde alle neun Punkte durch vier Linien miteinander, ohne den Stift abzusetzen! Die Lösung für das Neun-Punkte-Problem siehst du, wenn du in der Galerie nach rechts klickst.

Bist du darauf gekommen, dass die Linien auch über die Punkte hinausgehen können? Diese eigentlich einfache Übung zeigt, dass wir mit unseren Gedanken oft in unsichtbaren Grenzen gefangen sind, an die wir uns gar nicht halten müssten.

Die kreativsten und innovativsten Lösungen liegen meist außerhalb dieser imaginären Grenzen – du findest sie mithilfe agiler Methoden. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, bei dem Projektziel und -umfang am Anfang festgelegt werden, können sich Inhalt und Ergebnis im Laufe des agilen Prozesses ändern. „Wir arbeiten in Zyklen, präsentieren immer wieder Teilergebnisse und hinterfragen, was wir zum Besseren ändern können. Und dann ändern wir das“, so Leonie Joy Ingelfinger. „Damit dieser Prozess funktioniert, benötigen wir relativ starre Rollen und Abläufe.“

Fester Rahmen, flexibler Inhalt

Bei der Methode SCRUM übernimmt beispielsweise jeder eine feste Rolle. In sogenannten Sprints, also klar definierten Zeiträumen mit regelmäßigen Meetings, arbeitet das Team dann an einem Thema, das von der Problemdefinition über die Lösungsfindung bis zur Umsetzung kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Wegen der klaren Rollenverteilung und des strengen Terminplans benötigen agile Arbeitsweisen Disziplin, um erfolgreich umgesetzt zu werden. Der Vorteil: Alle Mitwirkenden können sich darauf verlassen, dass alle ihre Aufgaben kennen und auf dieselben Termine hinarbeiten.

Zudem ermöglicht es der starre Rahmen, inhaltlich flexibel zu arbeiten, Themen aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und mutig zu denken. „Agile Methoden eignen sich daher besonders für Projekte, deren Ziel noch nicht ganz klar ist, die besonders komplex und innovativ sind oder die viele unbekannte Einflussgrößen haben“, sagt Leonie Joy Ingelfinger. „Auch für kleine Vorhaben kann man agile Methoden gut nutzen.“

Dem stimmten am Ende auch die Teilnehmenden zu. „Im Ehrenamt haben wir nicht so viel Zeit wie im Hauptamt, deswegen wollen wir uns nicht mit E-Mails oder WhatsApp verzetteln“, sagt Sophie. „Die Sprints sind deshalb eine gute Idee. Kurze, regelmäßige Termine, z.B. zehn Minuten direkter, zielgerichteter Austausch über Zoom würden uns besser voranbringen.“ Isabel ergänzt: „Wir planen in unserem Team gerade einen Instagram-Account, struggeln aber viel damit, weil wir nicht genau wissen, was wir dafür wirklich brauchen. Ich denke, dass sich agile Methoden sehr gut für uns eignen, da wir im Laufe des Prozesses anpassen können, wo es hingeht und das am Anfang noch nicht wissen müssen.“